Lode

verhuiscoördinator (m/v/x)

uitmuntend organisatietalent met een hart voor onderwijs en kinderopvang - Departement Facility Management

Beschrijving

Laat de stad door je aderen stromen bij het Departement FM. Het Departement Facility Management staat in voor de ondersteuning van de andere departementen van de stad en OCMW. Lees hier meer over de interne structuur. Momenteel hebben we een openstaande vacature bij FM Onderwijs.

Als verhuiscoördinator bij FM Onderwijs organiseer je naderende verhuisbewegingen binnen de school- en kinderopvangcontext van Stad Gent. Je leidt het volledige verhuisproces in goede banen en organiseert de verhuis van A tot Z zodanig dat de klant tijdig en perfect kan functioneren op zijn nieuwe plek. 

  • Iedere verhuisopdracht start je met een grondig behoeftenonderzoek bij de interne klant. 
  • Vervolgens zet je deze behoeften om naar een verhuisplan door middel van grafische plannen (inrichtingstekeningen, verhuisroutes, (tijdelijke) signalisatie) en maak je een communicatie- en uitvoeringsplan op. Dit globaal verhuisplan laat je door de verschillende betrokken partijen valideren. Eenmaal deze voorbereidende fase achter de rug is, schakel je (in aanloop van de feitelijke verhuis) een tandje hoger: 
  • Je verzorgt de communicatie (nieuwsbrieven, infosessies, …) met de eindgebruikers om verhuisbewegingen zo vlot mogelijk te laten verlopen. 
  • Jij bent de geknipte persoon om alle neuzen in dezelfde richting te zetten en alles draaiende te houden: 
    • Je coördineert zowel interne collega's als externe firma’s en organiseert hierbij de nodige vergaderingen om tot een goed resultaat te komen. 
    • Je stuurt verschillende disciplines aan en maakt werkorders op zodanig dat zij potentiële problemen zelfstandig kunnen oplossen. Deze disciplines zijn transport, schoonmaak, leveringen, catering, vloot, ICT, communicatie, veiligheid en afvalbeheer.
  • In het verhuisplan hou je rekening met de fysische omgeving, zowel qua geldende regelgeving (o.a. brandveiligheid) als technische haalbaarheid (verwarming, verluchting, verlichting, data, elektriciteit, …). 
  • Je maakt de benodigde budgetten op, vraagt ze aan en beheerst ze. Je handelt het volledige bestelproces af (bestelbonnen, vorderingsstaten en betalingen) en neemt de eindverantwoordelijkheid op inzake deze verhuisbewegingen. 

Doorheen het volledige verhuisproces garandeer je een klantvriendelijke dienstverlening: 

  • Tijdens verhuisbewegingen ben jij op locatie om de verhuisbeweging in goede banen te leiden. Je zorgt er eveneens voor dat verlaten locaties onberispelijk worden achtergelaten. 
  • Je staat in voor het gebruiksklaar afleveren van het facilitaire resultaat aan de klant/eindgebruiker (“handover”). In nazorgfase volg je de vragen of openstaande punten op die te maken hebben met de losse inrichting/facilitaire services. Je werkt hiervoor nauw samen met de projectleider of controleur die instaat voor de vaste inrichting. 

En verder? 

  • Je organiseert de infrastructuur ten dienste van verkiezingen in locaties van de stad. Dit is een opdracht die telkens rond de verkiezingsperiode plaatsvindt. 
  • Je hebt zin om je in te werken in het domein Onderwijs en Kinderopvang. Na verloop van tijd ken je de klant als geen ander en stem je de planningen af op de specifieke context. 
  • Dankzij jouw organisatietalent en helikopterzicht draait de globale werkplanning van alle naderende en lopende verhuizen vlot en op volle toeren. 
  • Je ontwikkelt en optimaliseert permanent je eigen werkmethodiek. 
  • Je ondersteunt de algemene werking van de dienst en stelt je flexibel op als omstandigheden ervoor zorgen dat je ook buiten je takenpakket zaken dient op te nemen. 

Kortom: voor alle verhuizen groot of klein, daarvoor moeten we helemaal bij jou zijn!

Wat krijg je van ons?

  • Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op B-niveau.
  • Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks loon vanaf € 2 582 (2 jaar anciënniteit) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen.
  • Een afwisselende job, met veel menselijk contact en heel wat eigen verantwoordelijkheden.
  • De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen.
  • Maaltijdcheques
  • Ecocheques
  • Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding of een (elektrische) pendelfiets.
  • Een gratis hospitalisatieverzekering.
  • Eindejaarspremie
  • Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen.
  • De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren.
  • De plaats van tewerkstelling is Sint Salvatorstraat 16, 9000 Gent.

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures.

Wat zijn de voorwaarden?

  1. Je hebt een bachelor diploma, bij voorkeur in een richting die aansluit bij facility management. Ofwel heb je een gelijkwaardig diploma. Dit moet je wel aantonen met de nodige documenten.
  2. Je hebt 2 jaar relevante professionele ervaring met gebouwbeheer, verhuismanagement of hard facilities.
  3. Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe verhuiscoördinator?
Opgelet: de inschrijvingsperiode werd verlengd.

Schrijf je uiterlijk in op 21/06/2021 door onderaan op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

  • Een recent cv. Vermeld hierbij de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud. Het moet duidelijk zijn dat je aan de ervaringsvereiste voldoet.
  • Een kopie van je bachelordiploma.

Ben je laatstejaarsstudent?
Ook jij kan solliciteren. Je moet wel bewijzen dat je laatstejaarsstudent bent op het moment van uiterste inschrijvingsdatum door je inschrijvingsbewijs toe te voegen.

Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons dan vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.

Wat zijn de selectiestappen?

  • Indien er meer dan 14 geldige kandidaten zijn, kan de selectieprocedure uitgebreid worden met een schriftelijk deel. Waarbij je kennisvragen, probleemsituaties of cases relevant voor de functie beantwoordt. Indien je slaagt en indien je bij de 14 sterkste kandidaten bent, ga je door naar het volgende selectieonderdeel.
  • Niet-eliminerende computergestuurde testen die relevant zijn voor het niveau en de inhoud van de functie. Deze kunnen eventueel aangevuld worden met een persoonlijkheidsvragenlijst. Dit selectieonderdeel is adviserend.
  • Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, ... Er kan gevraagd worden om voorafgaand aan het interview een case of een presentatie voor te bereiden.

Onder voorbehoud van wijzigingen gaat het mondeling deel door op 28 juni of 2 juli 2021.

Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.

Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

  • Klantgericht handelen
  • Resultaatgericht werken
  • Analyseren
  • Probleemoplossend werken
  • Organiseren
  • Omgevingsbewust handelen
  • Technische vaardigheden beheersen

Heb je nog vragen over deze vacature?

  • Over de functie-inhoud
    Neem contact op met: Kris Lauwereys (0471 99 21 69), teamverantwoordelijke.
  • Over de procedure en arbeidsvoorwaarden
    Bel naar Laure Caus (Laure.Caus@stad.gent, 0470 21 36 15), collega bij de Dienst Selectie en Mobiele Ploeg.
  • Andere vragen
    Onze dienst staat voor je klaar! Bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen!

Gent gaat voluit voor gelijke kansen en waardeert diversiteit. We selecteren kandidaten enkel op basis van hun schitterende competenties. Je leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking, nationaliteit, … beïnvloeden je kans om mee te bouwen aan de stad niet.