Gilles 2

zakelijk coördinator (m/v/x)

strategische rechterhand met juridische en financiële expertise - Educatieve Diensten

Beschrijving

Laat de stad door je aderen stromen bij de Educatieve diensten van het Departement Onderwijs, Opvoeding en Jeugd. Bouw mee aan een stad voor alle Gentenaars via onderstaande taken:

Vanuit jouw expertise ondersteun je de directeur op het zakelijk terrein voor De Wereld van Kina en bij uitbreiding voor het geheel van de uitbatingen van de Educatieve Diensten. Je leidt De Wereld van Kina - het Huis en de Tuin in het dagelijks en zakelijk beheer. De zakelijke leiding omvat budgetopvolging, taakverdeling en planning van het personeel, beheren van het reservatiesysteem, het ontwikkelen van een zakelijke visie en een performante zakelijke werking van het museum. Financieel en juridisch management zijn hier belangrijk. Je stuurt een team aan dat uitvoerende taken opvolgt zoals financiën, personeelszaken, communicatie, erfgoedbewaking, facility management, kind- en klantvriendelijk onthaal (baliewerking Kina), interne administratieve procedures,… Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur educatieve diensten die verantwoordelijk is voor museale/artistieke en inhoudelijke leiding van de Kina-werking en de andere onderdelen educatieve diensten. Je behoort tot het kernteam van de educatieve diensten onder rechtstreekse aansturing van de directeur. Je kernopdrachten zijn drieledig:

Zakelijke strategie en rapportering:

  • Dankzij jouw expertise bouw je het zakelijk beleid uit van De Wereld van Kina.
  • Je volgt de beleids- en beheercyclus mee op, coördineert de opmaak van het jaarverslag, de beleids- en actieplannen en je beheert de Vlaamse erkenning.
  • Je bouwt mee aan een beleids- en actieplan voor fondsenwerving, schenkingen en legaten. Hierbij heb je oog voor juridische en financiële implicaties.
  • Je volgt de naleving van interne procedures op en neemt actief deel aan de relevante overlegorganen.
  • Deze opdrachten voer je samen met de directeur uit. Je rapporteert hierover grondig en op gepaste tijdstippen aan hem, de Stad Gent en de Vlaamse Overheid.

Financieel management en logistiek beheer:

  • Je volgt de begrotingsopmaak op voor de Wereld van Kina en beheert de financiële gegevens.
    • Je volgt de afspraken inzake financieel beheer (facturatie, kasbeheer, procedures, overheidsopdrachten,…) ter goede uitvoering.
  • Je  garandeert een efficiënte besluitvormingsflow (College, Gemeenteraad,…).
  • Vanuit jouw expertise voor een gezonde zakelijke groei van De Wereld van Kina, onderzoek je financiële opportuniteiten.
  • Je staat in voor fondsen- en subsidiewerving, past subsidieprocedures correct toe en volgt subsidiedossiers op. Hierbij slaag je er in een netwerk op te bouwen en te onderhouden.
    • Je onderzoekt subsidiemogelijkheden op lokaal, bovenlokaal en internationaal niveau en volgt de verdere administratieve opvolging op.
  • Je volgt noodzakelijke werken in de Wereld van Kina op zoals herstellingen, onderhoud van het gebouw, schoonmaak, technische ploeg en het atelier.
  • Je bepaalt investeringen voor de infrastructuur en beheert de telefonie, nutsvoorzieningen en ICT- voorzieningen.
  • In samenspraak met de directeur en de hoofderfgoedbewaker volg je dossiers op rond interne preventie en brandveiligheidsrapporten.

Leidinggeven aan het organisatorisch team:

Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van het personeelsbeleid van de Groep Gent met het oog op hun welzijn:

  • Je staat in voor de planning en maakt duidelijke taakafspraken voor de medewerkers.
  • Je stimuleert de samenwerking tussen de verschillende teams en de ondersteuning.
  • Je bepaalt de vormings- en opleidingsbehoeften, voert samenwerkingsgesprekken en coacht hen.
  • De personeelsinzet en -behoefte volg je samen met de antenne personeel op.
  • Verder hoort de organisatorische opvolging van vrijwilligers, jobstudenten, interimmedewerkers, in samenwerking met de antenne personeel hierbij.

Wat krijg je van ons?

  • Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op A-niveau;
  • Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks loon vanaf € 3.388 (2 jaar anciënniteit) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
  • Een afwisselende job, met veel menselijk contact en heel wat eigen verantwoordelijkheden;
  • De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
  • Maaltijdcheques;
  • Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding of een (elektrische) pendelfiets;
  • Een gratis hospitalisatieverzekering;
  • Eindejaarspremie;
  • Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
  • De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren; 
  • De plaats van tewerkstelling is De Wereld van Kina, Sint-Pietersnieuwstraat 14, 9000 Gent.

We leggen met deze vacature een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. 

Wat zijn de voorwaarden?

  1. Je hebt een gepast diploma:
    - ofwel heb je een master-diploma in bestuurskunde, publiek management, cultuurmanagement, overheidsmanagement, rechten, (bedrijfs)economie of bedrijfskunde.
    - ofwel heb je een gelijkwaardig diploma. Dit moet je wel aantonen met de nodige documenten
  2. Je hebt minstens 2 jaar relevante professionele werkervaring in de juridische of financiële sector of in het cultureel management.
  3. Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe zakelijk coördinator?
Schrijf je ten laatste in op 15 juni 2020 door onderaan op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

  • Een recent cv (of vul je werkervaring en opleidingen in je online dossier in). Solliciteer je voor een job waar relevante werkervaring vereist is? Vermeld dan de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud in je cv. Het moet duidelijk zijn dat je aan de ervaringsvereiste voldoet.
  • Een kopie van je diploma.

Ben je laatstejaarsstudent?
Ook jij kan solliciteren. Je moet wel bewijzen dat je laatstejaarsstudent bent op het moment van uiterste inschrijvingsdatum door je inschrijvingsbewijs toe te voegen.

Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons dan vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.

Wat zijn de selectiestappen?

  • Computergestuurde testen die relevant zijn voor het niveau en de inhoud van de functie. 
  • Een schriftelijk deel waarbij je kennisvragen, probleemsituaties of cases relevant voor de functie beantwoordt. Indien je slaagt en indien je bij de 14 sterkste kandidaten bent, ga je door naar het volgende selectieonderdeel.
  • Een mondeling deel met rollenspel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, ... Er wordt voorafgaand aan het interview gevraagd een rollenspel voor te bereiden.

Het schriftelijk deel en het computergestuurd deel gaat onder voorbehoud door in de week van 29 juni 2020.

Het mondeling deel gaat onder voorbehoud door op 18 en 19 augustus 2020.

Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.

Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

  • Klantgericht handelen
  • Resultaatgericht werken
  • Coachen
  • Team leiden
  • Beslissen
  • Organiseren
  • Technische vaardigheden beheersen
  • Rapporteren

Heb je nog vragen over deze vacature?

  • Over de functie-inhoud
    Neem contact op met Jan Schiettekatte (0477 981 385), directeur Educatieve Diensten.
  • Over de procedure en arbeidsvoorwaarden
    Bel naar Anja Vangansbeke (0473 82 43 94), collega bij de Dienst Selectie en Mobiele Ploeg.
  • Andere vragen
    Onze dienst staat voor je klaar! Bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen!

Gent gaat voluit voor gelijke kansen. We selecteren kandidaten op basis van hun schitterende kwaliteiten, passies en vaardigheden. Je kans om mee te bouwen aan de stad wordt niet beïnvloed door je leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geaardheid, geloof, handicap, nationaliteit, …