teamcoach administratie en communicatie — Dienst Toezicht Wonen, Bouwen en Milieu

Als teamcoach administratie en communicatie stuur je een team van ongeveer 10 administratieve medewerkers aan en zorg je voor een soepele samenwerking binnen de thema’s milieu, bouwen en wonen. Met een sterke focus op leidinggeven en communicatie draag je bij aan een klantgerichte, efficiënte en goed georganiseerde dienst, waarbij je team optimaal kan bijdragen aan de doelstellingen van Stad Gent. 

Functie-inhoud

Als teamcoach neem je de volgende verantwoordelijkheden op:

• Geef leiding aan je team door hen te coachen, motiveren en ondersteunen in hun groei. Je houdt de werkbelasting in balans en stimuleert zelfontplooiing bij je medewerkers.
• Zorg voor een effectieve werking van het administratieve team binnen de thema’s milieu, bouwen en wonen door teamoverleg te organiseren en intervisie te stimuleren. Je waarborgt dat procedures en rapportagedocumenten up-to-date zijn en correct worden toegepast.
• Voer kwaliteitscontroles uit op dossiers, zoals advies- en notarisvragen en e-besluiten, om consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen. Daarnaast beheer je de organisatie van de telefoonpermanentie en coach je het team in het beantwoorden van eerstelijnsvragen.
• Neem deel aan thematische team overleggen om afstemming tussen de administratieve en controleteams te bevorderen. Als key-user voor administratie vertegenwoordig je jouw team in ICT-projecten die impact hebben op de administratieve processen.
• Fungeer als centraal aanspreekpunt voor communicatie op de dienst en bewaak de consistentie in communicatie over de drie thematische teams. Je monitort de impact van communicatie-uitingen op meldingen en klachten en stuurt waar nodig bij.
• Ontwikkel en monitor proactieve, heldere communicatie en werk aan klantgerichte teksten voor de website, brieven en e-forms. Je verzorgt ook interne dienstcommunicatie en draagt bij aan het jaarrapport.
• Organiseer en optimaliseer de secretariële taken, zoals post, besluitvorming en bestellingen. Je ondersteunt het diensthoofd in de opvolging van interne processen en helpt bij het organiseren van dienstoverleggen en -activiteiten.

Contactpersoon 

Rebecca Vandewalle, directeur, Dienst Toezicht Wonen, Bouwen en Milieu, Rebecca.Vandewalle@stad.gent of 0486 39 61 26.