medewerker voorzitterschap
Waarom deze vacature?
De Gentse gemeenteraad telt 53 gemeenteraadsleden, inclusief het college van burgemeester en schepenen. Alle gemeenteraadsleden zijn ook lid van de raad voor maatschappelijk welzijn. De leden van het college zijn tevens lid van het vast bureau.
Sinds 2018 wordt de Gentse gemeenteraad niet langer voorgezeten door de burgemeester maar door een raadslid dat niet in het college zit. In de bestuursperiode 2018-2024 kreeg het voorzitterschap van de gemeenteraad vorm en werd ook de werking van de gemeenteraad als een volwaardig politiek orgaan uitgebouwd. Met de nota ‘Politieke besluitvorming dichter bij de Gentenaar’ nam de gemeenteraad, onder leiding van het voorzitterschap, concrete stappen om de burgerbetrokkenheid bij de politiek te verhogen.
De medewerker van het voorzitterschap ondersteunt de voorzitter en ondervoorzitter van de raad en het Bureau van de raad bij de uitvoering van deze taken. Je ondersteunt hen op bestuurskundig en decretaal vlak. De medewerker werkt hiervoor nauw samen met de collega’s van de dienst Bestuursondersteuning, de dienst Beleidsparticipatie en andere inhoudelijk betrokken diensten.
Als medewerker van het voorzitterschap vorm je de schakel tussen de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de administratie. Je bent een bemiddelaar die ervoor zorgt dat raadsleden op een correcte manier hun prerogatievenrecht (schriftelijke/mondelinge vragen, voorstellen van raadsbesluit en moties) kunnen uitoefenen en dat zowel de raadsleden als collegeleden de bepalingen uit het huishoudelijk reglement van de raad naleven. Je neemt een trekkersrol op bij de uitvoering van de initiatieven uit de nota ‘Politieke besluitvorming dichter bij de Gentenaar’. Je organiseert en coördineert de periodieke overlegmomenten die georganiseerd worden vanuit het voorzitterschap: bureau, uitgebreid bureau en het overleg voorzitterschap-college van burgemeester en schepenen.
Samen met de voorzitter en ondervoorzitter van de raad vorm je een klein maar hecht team in het (politieke) hart van de stad.
Functieomschrijving
De Dienst Bestuursondersteuning staat in voor de administratieve, organisatorische en juridische ondersteuning van de werking van de gemeenteraad. Als medewerker van het voorzitterschap ben je verantwoordelijk voor de politieke invalshoek.
- Ondersteuning in functie van de werking van de raden en het prerogatief recht van de raadsleden
- Voorbereiden gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn (agenda, vragenuur, actualiteitsdebat, scenario voorzitter, praktische afspraken, enz.)
- Ter zitting ondersteunen van de voorzitter tijdens de maandelijkse gemeenteraad en de (bijzondere) commissies voorgezeten door de voorzitter
- Opvolgen en ondersteunen prerogatieven raadsleden (beantwoorden vragen raadsleden, adviseren (commissie)voorzitters), contacten met raadsleden en commissievoorzitters sprekend met het gezag van de voorzitter
- Aanspreekpunt voor de commissievoorzitters en hen ondersteunen bij inhoudelijke vragen over de werking en het verloop van de commissies
- Eindverantwoordelijke huishoudelijk reglement gemeenteraad
- Je bent eindverantwoordelijke voor de opmaak van het Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en zorgt ervoor dat het reglement up to date blijft
- Je neemt initiatieven zodat het Huishoudelijk reglement op regelmatige tijdstippen wordt geëvalueerd en neemt initiatieven voor de eventuele bijsturing ervan
- Je kan hiervoor rekenen op de ondersteuning en begeleiding door de dienst Bestuursondersteuning
- Organisatie van de werkzaamheden van het bureau en uitgebreid bureau
- Inplannen bijeenkomsten en opmaken agenda
- Inhoudelijke voorbereiding van de agendapunten
- Bijwonen en actief deelnemen bijeenkomsten
- Verslaggeving en informatiedoorstroming naar college en diensten
- Opvolgen werkafspraken
- Contacten met college, fracties en diensten
- Inplannen, inhoudelijke voorbereiding en verslaggeving driemaandelijks overleg voorzitterschap – college van burgemeester en schepenen
- Contacten en overleg met fracties, kabinetten college, kabinet algemeen directeur, dienst Bestuursondersteuning en dienst Protocol
- Contacten met andere stadsdiensten in kader van concrete projecten
- Capteren van opleidingsnoden bij de raadsleden en fractiesecretariaten en deze bespreken met de dienst Bestuursondersteuning die instaat voor de uitwerking
- Werking voorzitterschap
- Woordvoerder voorzitterschap en contacten met pers
- Beheer werkingsbudget voorzitterschap en budget burgerbetrokkenheid
- Ondersteunen van het Bureau bij het beheer van de budgetten voor de werking van de gemeenteraad
- Beheer mailbox voorzitterschap en aanspreekpunt voor burgers met vragen gerelateerd aan de werking van de gemeenteraad
- Ondersteuning agendaplanning en secretariaat voorzitter en ondervoorzitter gemeenteraad
- Burgerbetrokkenheid bij de gemeenteraad
- Uitvoering geven aan de nota ‘Politieke besluitvorming dichter bij de Gentenaar’ en het actualiseren van de nota. Je neemt de trekkersrol op en werkt hiervoor samen met de diensten Beleidsparticipatie en Bestuursondersteuning
- Voorbereiden en uitwerken van themacommissies op verplaatsing in nauw overleg met de betrokken kabinetten en inhoudelijke diensten
- Contacten leggen en onderhouden met de adviesraden en organiseren van uitwisselingsmomenten tussen adviesraden en raadsleden
- Beantwoorden burgervragen m.b.t. burgerbetrokkenheid bij de gemeenteraad
- Ombudsdienst en deontologische commissie
- Contacten met de Ombudsdienst en voorbereiding jaarlijkse commissie verslag Ombudsdienst (de Ombudsdienst valt rechtstreeks onder de gemeenteraad)
- Opvolging van de samenstelling van de deontologische commissie en de goedkeuring van de deontologische code binnen de gemeenteraad
Jouw profiel?
- Je bent vertrouwd met een politieke omgeving en bent je bewust van ieders rol daarin
- Je volgt nauwgezet de lokale (politieke en maatschappelijke) actualiteit
- Je bent geboeid door thema’s zoals (lokale) democratie, inspraak, toegankelijkheid en diversiteit
- Je kan zelfstandig werken en zit er niet mee in om alleen te werken
- Je handelt discreet, mens- en taakgericht
- Je beschikt over doorgedreven onderhandelings- en samenwerkingstechnieken
- Je kan concepten en ideeën omzetten in duidelijke nota’s
- Je bent een echte teamspeler en stemt je denken en handelen hierop af
Wat zijn de voorwaarden?
- Je beschikt over een masterdiploma in een richting met affiniteit voor de werking van een lokale overheid zoals rechten of bestuurskunde; of bent bereid een niveaubepalende proef af te leggen voor aanwerving
- Je hebt een grondige kennis van de stedelijke organisatie én de werking van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn of je bent bereid om je snel in te werken
- Je bent bereid tot avondwerk en wanneer de noodzaak zich voordoet ook tot weekendwerk – zo ben je aanwezig op de gemeenteraad, het (uitgebreid) bureau, de commissies voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad en vergaderingen na de kantooruren
- Kennis Office toepassingen gevorderd voor indiensttreding
- Je kan snel in dienst treden
We bieden
- Een voltijds contract van onbepaalde duur als adjunct van de directie (nb. dit betreft echter géén reguliere selectieprocedure die toegang zou geven tot andere interne vacatures bij Stad Gent)
- Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks loon vanaf € 4.049 (2 jaar anciënniteit) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen. En een toelage
- Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden in het hart van de lokale politiek
- De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen
- Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag
- Ecocheques (€200 per jaar)
- Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler
- Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een fietsvergoeding
- Een hospitalisatieverzekering
- Eindejaarspremie
- Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen
- De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren
- Voordelen en kortingen via onze sociale dienst
- De plaats van tewerkstelling is Stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent
Wat zijn de selectiestappen?
- Kandidaten die slagen voor het eerste deel – een eliminerende screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief – ontvangen een schriftelijke thuisproef op 28 januari 2025 en worden uitgenodigd om psychotechnische proeven af te leggen. Deze fase is niet-eliminerend. De schriftelijke thuisproef wordt ten laatste op 5 februari 2025 opgeleverd.
- Het eliminerend mondeling gesprek vindt plaats op maandag 17 februari (namiddag) of dinsdag 18 februari (voormiddag) 2025.
Solliciteren
Solliciteren kan door uiterlijk vrijdag 24 januari 2025 voor middernacht een curriculum vitae en motivatiebrief te bezorgen gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad Rudy Coddens (via voorzitter.gemeenteraad@stad.gent).
Contactgegevens
Meer weten over de inhoud van deze vacature of de selectieprocedure? Contacteer de voormalige medewerker van het voorzitterschap Karel Noppe telefonisch via 0477 70 71 24 of per mail karel.noppe@stad.gent.