directeur Per­so­neels­be­heer

Je staat aan het hoofd van de Dienst Personeelsbeheer die één van de diensten vormt binnen het Departement HR (ondersteuning).

Als directeur van de Dienst Personeelsbeheer sta je, samen met jouw medewerkers, in voor het voeren van een correcte personeelsadministratie en loonadministratie van zo’n 10.000 medewerkers (Stad, OCMW en Onderwijs), alsook voor de correcte en klantvriendelijke communicatie naar deze medewerkers.
Jouw rechtstreeks leidinggevende is het departementshoofd HR. Daarnaast rapporteer je aan de algemeen directeur en de schepen van personeelsbeleid.

De dienst bestaat uit 4 klantenteams, een team backoffice en een team audit en controle. Zelf stuur je dit laatste team aan, dat bestaat uit 5 medewerkers, en de 5 teamcoaches van de andere teams. In totaal bestaat de dienst uit een 70-tal medewerkers.

Als directeur van de Dienst Personeelsbeheer ben je verantwoordelijk voor:

• het voeren van een correcte personeelsadministratie (beheer van personeelsdossiers o.a. in functie van aanwervingen, toekennen van anciënniteit, arbeidsongevallen, ziektecontrole, bedrijfsvervoerplan enz.).
• het voeren van de een correcte loonadministratie (beheren van de loondossiers, maandelijkse verwerking van salaris en vergoedingen, opvolging van vakantie, RSZ en fiscaliteit, audit en controle op de loonberekening enz.).
• het correct en klantgericht informeren van en communiceren naar de verschillende diensten en hun medewerkers over allerlei HR aspecten.

Als change- & people-manager zorg je ervoor dat de medewerkers, de processen en de systemen van de personeelsdienst een geïntegreerde werking verzekeren in een modern en klantgericht werkend geheel. Continue verbetering is hierbij evident. 
Zo moet vanaf 2027 een nieuw HR ICT-systeem geïmplementeerd en uitgerold worden. 
Je ontwikkelt en implementeert een strategische visie op de dienstverlening van je dienst in een tijdperk van digitalisering en innovatie. Daarbij neem je je teams mee in de kansen en uitdagingen die dit met zich meebrengt: je inspireert, motiveert en begeleidt hen van planning tot implementatie.
Je bent bovendien een echte bruggenbouwer. Vanuit jouw verbindende persoonlijkheid neem je een actieve rol op in de samenwerking en communicatie binnen de eigen dienst, het eigen departement en naar klanten toe.
Je bent verantwoordelijk voor de goede werking van jouw dienst en coördineert de activiteiten ervan. Dit houdt onder meer in dat je:

• de werking van jouw dienst organiseert en opvolgt, en dit zowel op inhoudelijk, methodisch, organisatorisch (inclusief het genereren van managementinformatie) als financieel vlak
• ervoor zorgt dat de medewerkers van jouw dienst en haar afdelingen als één samenwerkend geheel functioneren. Je organiseert daartoe (team)overleg, faciliteert en stimuleert de teamwerking, en waakt over de interne communicatie binnen de dienst
• voorstellen doet ter optimalisatie van de werking en dienstverlening. Je werkt hiervoor acties en projecten uit in het kader van het jaarplan en zorgt ervoor dat deze acties uitgevoerd worden
• ervoor zorgt dat er kwaliteitscontroles, procedures, rapporteringsdocumenten, enz. beschikbaar zijn en gehanteerd worden
• ervoor zorgt dat jouw medewerkers kunnen werken in een veilige omgeving die in voldoende mate aangepast is aan de behoeften, normen en reglementeringen, en waarin aandacht is voor alle aspecten van het welzijn 
• ervoor zorgt dat alle medewerkers vlot mee stappen in de verdere digitale ontwikkeling binnen de dienst

Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van het personeelsbeleid. Dit houdt onder meer in dat je:

• hen informeert, adviseert en eventueel begeleidt bij hun dagelijkse werkzaamheden
• voor hen vormings- en opleidingsbehoeften bepaalt 
• continu feedback geeft 
• bij evaluaties fungeert als eerste evaluator voor jouw rechtstreekse medewerkers en als tweede evaluator voor medewerkers van de teams. Ook van medewerkers waarvan je geen tweede evaluator bent, volg je de prestaties mee op
• zorgt voor een goede interne communicatie over de teams heen en een motiverend werkklimaat
• nieuwe medewerkers rekruteert en selecteert, samen met de coördinatoren van de teams

Wat krijg je van ons?

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op A niveau;
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 5.444 (4 jaar ervaring) € 6.129 (10 jaar ervaring) € 7.118 (20 jaar ervaring), waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
• Ecocheques (€200 per jaar);
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler;
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding;
• Een gratis hospitalisatieverzekering;
• Eindejaarspremie;
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren; 
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst;
• De plaats van tewerkstelling is De Stroom - Franklin Rooseveltlaan 1 te Gent.

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. 

Wat zijn de voorwaarden?

• Je hebt 4 jaar relevante professionele leidinggevende ervaring.
• Bij de start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe directeur Personeelsbeheer?
Schrijf je in ten laatste op 13 januari 2025 door op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud als er relevante werkervaring gevraagd wordt.
• Als je een masterdiploma of een erkenning door NARIC hebt, voeg dit toe aan jouw online dossier. Mogelijks worden een aantal computergestuurde testen voor jou niet-eliminerend.

Wat zijn de selectiestappen?

• Eliminerende computergestuurde testen. Deze testen worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een masterdiploma. 
• Een kort mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een beperkt aantal competenties aantoont in een interview. Indien je slaagt en indien je bij de beste 7 kandidaten bent, ga je door naar het volgende selectieonderdeel.
• Een assessment afgenomen door een extern selectiekantoor. In dit assessment ga je de relevante competenties voor de functie aantonen via verschillende selectietechnieken. Indien je de beoordeling 'gunstig' of 'gunstig met voorbehoud' krijgt, ga je door naar het volgende selectieonderdeel.
• Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont. Voorafgaand aan het gesprek kan gevraagd worden om een case, presentatie of rollenspel voor te bereiden.

Het kort mondeling deel gaat, onder voorbehoud van wijzigingen, door op 27 en 29 januari 2025. Het mondeling deel gaat, onder voorbehoud van wijzigingen, door op 21 februari 2025. Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.

Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

• Klantgericht handelen
• Resultaatgericht werken
• Coachen 
• Team leiden
• Conceptualiseren
• Beslissen
• Samenwerken
• Organiseren
• Technische vaardigheden beheersen

Meer info vind je in het competentiehandboek.

Heb je nog vragen over deze vacature?

• Over de functie-inhoud:
  Contacteer Freija De Smet, departementshoofd HR, 0484 53 41 59, Freija.DeSmet@stad.gent.
• Over de procedure en arbeidsvoorwaarden: 
  Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Yasemin Avci, 0478 66 52 01, Yasemin.Avci@stad.gent.
  Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be. 
  Dienst Selectie en Mobiele Ploeg is collectief gesloten vanaf 25 december 2024 tot en met 2 januari 2025. Vanaf 3 januari 2025 helpen we je graag verder!

Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw eigenheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.