medewerker loket en backoffice

Bij Dienst Burgerzaken zijn we op zoek naar een enthousiaste medewerker die zowel het loket als de backofficetaken op zich wil nemen. Deze dienst bestaat uit de afdelingen ‘Identiteit en Adres’, ‘Levensweg’ en ‘Migratie’. Maak jij het verschil met jouw servicegerichtheid en oog voor detail?

Het loketwerk omvat volgende taken:

• Je verstrekt uittreksels uit het bevolkings-, vreemdelingen- en strafregister.
• Je noteert geboorte-, huwelijks- en overlijdensaangiften.
• Je verzorgt de aanvraag, activatie en aflevering van identiteitskaarten, rijbewijzen en reispassen.
• Je schrijft nieuwe Gentenaren in.
• Je begeleidt burgers bij hun nationaliteitsaanvraag.
• Je registreert aangiften van adreswijzigingen, vertrek naar het buitenland, enz.
• Je levert verblijfsdocumenten af.
• Je ontvangt aanvragen van laatste wilsbeschikkingen, euthanasie, enz.
• Je assisteert bij huwelijken.
• Je registreert de erkenning van een kind.
• Je controleert de geldigheid van (buitenlandse) documenten.
• Je int betalingen en verwerkt deze nauwkeurig.

Het backofficewerk omvat volgende taken:

• Je werkt dossiers af, verzorgt briefwisseling en klasseert documenten.
• Je overlegt met andere diensten, zoals de Dienst Vreemdelingenzaken.
• Je stuurt aanvragen woonstvaststelling naar de politie en volgt politieverslagen op.
• Je verwerkt digitale aangiftes zoals het registreren van een wettelijke samenwoonst.
• Je beantwoordt vragen van burgers via telefoon en/of e-mail.
• Je neemt actief deel aan teamvergaderingen.

Je werkt regelmatig ’s avonds (tot 19 uur) en in het Stadskantoor ook op zaterdagvoormiddag. De openingsuren bepalen het uurrooster waarin je zal werken.

Ben jij klaar om het verschil te maken en de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen? Solliciteer dan snel en sluit je aan bij het team van Dienst Burgerzaken!

Wat krijg je van ons? 

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van bepaalde duur (t.e.m. 31/12/2025 met kans op verlenging) op C-niveau.
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 2.396 (0 jaar ervaring), waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen. 
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden.
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen.
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
• Ecocheques (€ 200 per jaar)
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding
• Een gratis hospitalisatieverzekering
• Eindejaarspremie
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Ook andere diensten kunnen beroep doen op deze wervingsreserve bij gelijkaardige functies. 

Wat zijn de voorwaarden?

1. Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat/getuigschrift van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling.
2. Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele ervaring als administratief medewerker of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
3. Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe medewerker loket en backoffice?
Schrijf je in ten laatste op 27 februari 2025 door op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud. We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde.
• Een kopie van je diploma. Als je een diploma hoger secundair onderwijs hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Een aantal computergestuurde testen zijn voor jou dan niet-eliminerend.

Ben je laatstejaarsstudent?

Ook jij kan deelnemen aan de selectieprocedure als je aan de voorwaarden voldoet. Voeg een inschrijvingsbewijs van je laatste jaar toe.

Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons dan vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.
Wat zijn de selectiestappen?
De selectie start met een preselectie op basis van motivatie en/of bijkomende competentievragen.

Indien je verder wordt weerhouden, worden volgende selectiestappen doorlopen:

• Computergestuurde testen indien je geen diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig diploma hebt. Dit bestaat uit een eliminerende niveaubepaling op het niveau van de functie.
• Een vaardigheidsdeel dat bestaat uit een set van proeven waarbij je jouw administratieve vaardigheden en expertise kan aantonen. 
• Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, enz.

Het vaardigheidsdeel gaat (onder voorbehoud) door op 13 maart 2025 en/of 14 maart 2025. 

Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

• Klantgericht handelen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Schriftelijk communiceren
• PC-kennis hebben
• Organiseren
• Nauwkeurig werken

Meer informatie vind je in het competentiehandboek. 

Heb je nog vragen over deze vacature? 

• Over de functie-inhoud:
  Contacteer Glauke Vanwonterghem, directeur, Dienst Burgerzaken, 0472 44 79 73 of Glauke.Vanwonterghem@stad.gent. 
• Over de procedure en arbeidsvoorwaarden: 
  Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Niels Lievens, 0473 84 68 09 of Niels.Lievens@stad.gent.
  Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw eigenheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.