financieel dos­sier­be­heer­der

Ben jij nauwkeurig, proactief en hou je van cijfers en juridische dossiers? Als financieel dossierbeheerder binnen de Juridische Dienst en Kennisbeheer van het Departement Bedrijfsvoering werk je samen met een enthousiast team om juridische dossiers efficiënt op te volgen. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en juridische taken en hebt regelmatig contact met interne en externe klanten.

Als financieel dossierbeheerder neem je volgende verantwoordelijkheden:

• Opvolgen van financiële verrichtingen en werken met SAP (waaronder Ariba), meer concreet:
  • het verwerken van ontvangsten en facturen
  • het correct registreren van alle financiële transacties
  • het controleren van boekingen en financiële documenten
  • het ondersteunen van het team bij financiële rapportages. Een goede kennis van financiën is cruciaal voor deze functie. 
• Beheren van toegewezen juridische dossiers, zoals schadegevallen, verzekeringen of invorderingen, en nauwgezet opvolgen voor zowel interne als externe klanten.
• Onderhouden van contacten met alle relevante partijen, zodat je de dossiers van jezelf en je collega’s optimaal kunt opvolgen en afronden.
• Administratieve taken uitvoeren, waaronder het beheren van e-mails, telefonische oproepen, postverwerking, archivering en het plaatsen van bestellingen. Ook zorg je voor het onthaal van klanten en het maken van verslagen.
• Consistent rapporteren over de voortgang van je dossiers en informeren van je leidinggevende over eventuele problemen of moeilijkheden.

Daarnaast is er een tweede vacature in het administratief team dat bijstand en ondersteuning biedt aan de sanctionerende ambtenaren van Stad Gent bij de afhandeling van de Gemeentelijke Administratieve Sancties (GAS) m.b.t. overlast. 

Als financieel dossierbeheerder in dit team neem je volgende verantwoordelijkheden:

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de sanctionerende ambtenaren binnen de GAS-cel, meer specifiek m.b.t. GAS-123 dossiers binnen de stad (o.a. sluikstort, wildplassen, winkeldiefstal, zwerfvuil, nachtlawaai, …)
• Je staat in voor de dossieropvolging van de GAS-inbreuken in de daarvoor voorziene software-tool: van het invoeren van de vaststellingen opgesteld door politie (proces-verbaal) of andere vaststellers (bestuurlijk verslag), tot het opstellen en verzenden van alle briefwisseling m.b.t. de GAS-procedure. 
• Je hebt bij voorkeur basiskennis financiën voor de opvolging van financiële verrichtingen m.b.t. de GAS-boetes, o.a. verwerken inkomende betalingen, verwerken aanmaningen, opmaak en opvolging betalingsplannen en overdracht van dossiers aan gerechtsdeurwaarder.
• Je verzorgt schriftelijke en mondelinge correspondentie met bevoegde autoriteiten, instanties en andere betrokkenen.
• Je staat burgers klantvriendelijk te woord tijdens de telefoonpermanentie en helpt bij klachten of vragen. Je bent voldoende assertief en kan omgaan met moeilijkere telefoongesprekken. Een basiskennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je biedt ondersteuning bij periodieke en jaarlijkse verslaggeving en rapportering.
• Je rapporteert consequent over de stand van zaken van jouw opdrachten en dossiers en signaleert eventuele moeilijkheden en problemen aan jouw leidinggevende.
• Je hebt een flexibele werkhouding en kan omgaan met deadlines.
• Je bent een teamspeler. Je neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega’s om een positieve werksfeer te behouden.

Wat krijg je van ons? 

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op C-niveau.
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 2.396 (0 jaar ervaring), waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen. 
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden.
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen.
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
• Ecocheques (€ 200 per jaar)
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding
• Een gratis hospitalisatieverzekering
• Eindejaarspremie
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst
• De plaats van tewerkstelling is Franklin Rooseveltlaan 1 in Gent.

We vullen deze vacatures in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Ook andere diensten kunnen beroep doen op deze wervingsreserve bij gelijkaardige functies. 

Wat zijn de voorwaarden?

1. Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat/getuigschrift van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling.
2. Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele ervaring als administratief medewerker of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
3. Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe financieel dossierbeheerder?
Schrijf je in ten laatste op 27 februari 2025 door op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud. We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde.
• Een kopie van je diploma. Als je een diploma hoger secundair onderwijs hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Een aantal computergestuurde testen zijn voor jou dan niet-eliminerend.

Ben je laatstejaarsstudent?

Ook jij kan deelnemen aan de selectieprocedure als je aan de voorwaarden voldoet. Voeg een inschrijvingsbewijs van je laatste jaar toe.

Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons dan vóór de uiterste inschrijvingsdatum een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.
Wat zijn de selectiestappen?
De selectie start met een preselectie op basis van motivatie en/of bijkomende competentievragen.

Indien je verder wordt weerhouden, worden volgende selectiestappen doorlopen:

• Computergestuurde testen indien je geen diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig diploma hebt. Dit bestaat uit een eliminerende niveaubepaling op het niveau van de functie.
• Een vaardigheidsdeel dat bestaat uit een set van proeven waarbij je jouw administratieve vaardigheden en expertise kan aantonen. 
• Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, enz.

Het vaardigheidsdeel gaat (onder voorbehoud) door op 13 maart 2025 en/of 14 maart 2025. 

Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?

• Klantgericht handelen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Schriftelijk communiceren
• PC-kennis hebben
• Organiseren
• Nauwkeurig werken

Meer informatie vind je in het competentiehandboek. 

Heb je nog vragen over deze vacature? 

• Over de functie-inhoud:
  Contacteer voor de eerste vacature Angelique Lammens (0473 17 21 84 of Angelique.Lammens@stad.gent) of voor de tweede vacature Stéphanie Muylaert (0471 35 09 45 of Stephanie.Muylaert@stad.gent). 
• Over de procedure en arbeidsvoorwaarden: 
  Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Niels Lievens, 0473 84 68 09 of Niels.Lievens@stad.gent.
  Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar jobs@gent.be.

Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw eigenheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.