Zorg jij mee voor kwaliteitsvolle en veilige huurwoningen in Gent? Wil je bijdragen aan een vlot verloop van administratief-organisatorische werkprocessen en aan de goede organisatie van de dagelijkse werking van de afdeling Woontoezicht? Dan is deze functie iets voor jou!
Samen met de consulent beleidsondersteuning volg je (complexere) dossiers op en zorg je voor een kwalitatieve administratieve ondersteuning van het Gentse woon(toezichts )beleid, dat sterk groeit en voortdurend evolueert.
Als consulent leidinggevend combineer je leidinggevende verantwoordelijkheden met operationele taken en werk je zelfstandig volgens prioriteiten en deadlines.
Functie-inhoud
Leidinggeven en organiseren
- Je geeft leiding aan de administratieve collega’s van de afdeling Woontoezicht en coacht, motiveert en ondersteunt hen.
- Je bewaakt de werkverdeling en werkdruk en stimuleert de professionele ontwikkeling van je team.
- Je zorgt voor een goede dagelijkse werking door:
o het organiseren van (team)overleg en intervisiemomenten
o het uitwerken, opvolgen en uitdragen van de nodige procedures en rapporteringsdocumenten
o het nalezen van besluiten van de burgemeester (op woensdag) en bij afwezigheid van de consulent beleidsondersteuning
o deelname aan het maandelijks controleursoverleg Woontoezicht en een goede afstemming met de rechtstreeks leidinggevende van de woningcontroleurs o het voeren van samenwerkingsgesprekken en het voorzien van maandelijks individueel overleg met je medewerker.
Expertise en administratieve ondersteuning
- Je bent toepassingsbeheerder en aanspreekpunt voor VLOK (Vlaams Loket Woningkwaliteit).
o Je stelt briefsjablonen op en actualiseert ze bij wijzigende regelgeving.
o Je zorgt voor cijferrapportage vanuit de tool.
o Je beantwoordt vragen van collega’s. - Je werkt (nieuwe) administratieve procedures uit in functie van veranderende regelgeving en efficiëntiewinsten, zoals de integratie van digitale postverzending.
- Je beheert de themamailbox Woontoezicht.
o Je dispatcht aanvragen in kader van de procedure conformiteitsattest of melding in het kader van de ongeschikt- en/of onbewoonbaarheidsprocedure.
o Je beantwoordt algemene vragen en bouwt hiervoor vakspecifieke expertise op. - In de rol van dossierbeheerder behandel je zelf ook dossiers en volg je deze administratief correct op volgens de geldende regelgeving.
- Je verwerkt vragen in het kader van POB (Passieve Openbaarheid van Bestuur).
- Je voorziet structurele rapportage aan de cel Financiën met betrekking tot de retributies voor woningkwaliteitsonderzoeken.
- Je neemt deel aan diverse overlegmomenten (o.a. met Wonen in Vlaanderen, de pilootgroep VLOK, de Wooninspectie, enz.).
- Correcte archivering, dossieropvolging en kwaliteitscontrole van documenten en processen zijn voor jou een evidentie.
- Samen met de consulent beleidsondersteuning fungeren jullie als elkaars back up en zorgen jullie voor continuïteit. Je rapporteert aan de teamcoach Woontoezicht.
